檔案管理員日：擁有專業人員的重要性

是檔案管理員日。這個日期設立於 1823 年，旨在慶祝這些專業人士的重要意義，他們當時負責帝國公共檔案館，後來成為國家檔案館。如今，該領域的專業人士無所不在：在各種規模的上市公司和私人公司中，在最多樣化的領域。



考慮到自那時起文件處理固有的活動發生了很大變化，資訊專業人員不斷適應。靈活性和適應能力是該專業人員的重要技能。數位化就是一個例子：以前，文件是由實體文件組成的。如今，數位文件佔據了商業材料的大部分，這需要專業人員具備多學科知識。



1838 年國家檔案館的成立標誌著政 希臘 電話號碼 府與檔案館關係的改變。該基金會推斷這些文件在巴西還是帝國時期的行政、立法或歷史價值。隨著社會叛亂和政治變革，國家檔案館獲得了更多的責任和義務，因此也獲得了更多的知名度。



1978年頒布的《檔案專業人員管理法》，讓我們反思檔案專業人員的重要性。履行規劃、指導和監督文件和資訊流程的職責是法律規定該專業人員的職責。



儘管許多公司採用業餘組織方式，但有許多理由將文件管理服務交給專業人員。文件管理的規劃、執行和控制可實現歸檔標準化，提供諮詢彈性並遵守法律要求。此外，它還降低了資訊遺失和錯位的風險。因此，開發手冊和程序（Redata 提供的服務）非常重要。這樣，就可以訓練和監督負責文件控制的專業人員。因此，即使專業人員更替，管理仍得以維持。



好檔案員

檔案學市場作為專業人士脫穎而出，與其他市場一樣，他們在數位轉型面前不斷更新。如果說在成立之初無法想像實體檔案館會消失，那麼在成立近 200 年後的今天，國家檔案館本身就有專人負責將整個館藏數位化。也就是說，優秀的專業人士必須能夠理解促進館藏虛擬導航的機制。



檔案管理員也負責推斷他映射和識別為記憶體資源的文件的歷史價值。順便說一句，記憶中心、圖書館和博物館的工作與歷史學家、圖書館員和博物館學家合作，凸顯了檔案科學的社會影響，因為它保存和重視個人和機構的歷史。



在優秀專業人士所重視的ESG價值觀中，環境責任也特別突出。處理已過期的材料是一項可能對環境產生負面影響的任務。例如，放火燒紙的情況就是如此。處置介面可以依賴廢料公司，這些公司會發布安全銷毀報告並採用回收作為確保該專業領域可持續發展的一種方式。



階級貶值的後果

35 年來，Redata 為需要預測影響文件的監管問題並在面臨任何不合規情況時加入文件組織的公司提供服務。一旦發現可以透過提交證明文件解決的違規行為，監管機構可能會處以罰款和其他處罰，例如質疑。







最近審查公司與檔案館之間關係的一個例子是《通用資料保護法》的有效性，該法的重點是影響公民隱私的資訊的處理。即使面臨對法律的質疑，公司也紛紛做出調整，因為罰款的金額總是非常明確，最高可達 5,000 萬雷亞爾。



我們之前在部落格上告訴您在沒有專業支援的情況下將館藏數位化然後丟棄紙本文件的風險。一家來找我們的公司遇到了這樣的情況：當面對監管機構提出的諮詢請求時，該公司發現文件沒有正確數位化，因為它們沒有遵循第 10,278 號法令中規定的元數據，因此，它們被價值缺失，導致公司因缺乏原始文件（原件已被丟棄）而變得脆弱。



合格的專業人員使實施文件管理成為可能，這對於實體檔案和數位檔案都至關重要。 Redata 擁有經驗豐富的專業團隊，也協助規劃數位化，以遵守法律要求。因此，我們在慶祝檔案管理員日時牢記讓專業人員參與這項任務的重要性。